Uma reunião de Kick-Off do ano ou do projeto é um momento chave para a Empresa e Equipas. Estes encontros são cruciais pois marcam a forma como a estratégia é apresentada e iniciada.
O início do ano é o momento certo para a sua Organização desenvolver um evento de abertura de ano / lançamento de ano (kick-off meeting), para a apresentação da visão estratégica e objetivos para o ano a que está a iniciar.
Veja os diferentes e mais diretos benefícios que a sua organização pode e deve retirar desta reunião de início de ciclo:
1 – Traçar os objetivos para o ciclo / ano a iniciar:
Na realidade o início de ano é um enorme desafio para todas as empresas e os seus colaboradores. As incertezas neste momento são muitas e por melhores que sejam as previsões, neste momento específico são apenas isso mesmo, previsões.
É então fundamental uma forte e motivadora comunicação dos objetivos para o ano a iniciar, bem como os pressupostos que levaram a essas metas.
Tudo isto deve ser embrulhado num momento agradável para todos os colaboradores, idealmente com uma atividade de teambuilding que incorpore estes objetivos.
No final, a equipa deve sair alinhada com a estratégia, confiante dos seus pressupostos e melhor preparados para os desafios que irão enfrentar.
2 – Comunicar, comunicar, comunicar
É muito provável que existam novos elementos na Equipa, que alguns departamentos tenham sofridos reestruturações, que o teletrabalho esteja a deixar cicatrizes profundas na forma de comunicar internamente, ou simplesmente que os colaboradores não tenham tido a oportunidade de criar quaisquer laços.
As reuniões de kick-off têm este benefício ao complementar com uma atividade de teambuilding ou icebreaker. Inevitavelmente estreitam laços entre colaboradores, lançam pontes entre pessoas que de outra forma poderiam nunca ter sido criadas.
É uma redundância afirmar que reuniões de ciclo e atividades de equipa melhoram as relações entre colegas e que, por consequência, criam um melhor ambiente de trabalho, mais aberto e mais próximo.
3 – Definição dos papéis dos colaboradores, deveres e responsabilidades:
Para qualquer lançamento de projeto ou de reunião de ciclo o aspeto central é a definição do organograma. É uma pedra basilar que seja claro para todos os colaboradores, o papel que cada um desenvolve para a empresa e projeto, bem como as diferentes hierarquias.
É igualmente importante envolver os colaboradores nesta discussão e que cada um consigo possa expressar o que consegue entregar versus o que é esperado de si próprio.
Esta discussão trará clareza transversal a toda a equipa, poupará recursos e potencia prazos de execução mais rigorosos.
Por fim, aumenta a confiança dos colaboradores no seu papel na organização, bem como uma maior eficácia na comunicação entre colegas.
4 – Dar espaço para novas ideias e abordagens:
Já que está a despender de tempo e energia numa reunião de início de ciclo, crie um espaço livre e aberto para ouvir os colaboradores.
Vários estudos apontam que as mudanças têm maior eficácia de implementação quando os alvos ou agentes da mudança fizeram parte da criação do plano.
Fazer brainstorming com os seus colegas é uma forma incrível para encontrar soluções criativas, que são indiscutivelmente a força motriz das organizações de sucesso. Os tempos atuais estão em constante mudança e adaptabilidade, e só empresas plásticas e criativas nas soluções conseguem superar os sucessivos desafios.
É também um momento único de ouvir críticas a alguns aspetos que podem ser melhorados.
Idealmente, num momento que anteceda a reunião de kick-off, reúna os seus colaboradores, ouça as melhorias propostas, avalie as opiniões para novas implementações e tenha seriamente em conta a integração destas sugestões no plano estratégico.
5 – Teambonding / teambuilding / teamspirit:
Todos são complementares e devem ser trabalhados na reunião de kick-off.
Estas reuniões são vitais para trabalhar estes conceitos. Todos estão interligados e todos essenciais para o sucesso de uma empresa.
Estes conceitos de melhoria de trabalho em equipa podem e devem ser trabalhados ao longo do ano e com diferentes ações para atingir diferentes objetivos.
Esta reunião de kick-off deve, no entanto, ser o ponto de lançamento para estas ações, em que se marca o tom para as ações ao longo do ano.
Temos centenas de programas de atividades, todos eles para cumprirem diferentes objetivos, diferentes temas e que trabalham várias valências.
6 – Tema é chave
Crie um tema para a sua reunião, o tema é inclusivo e coloca um propósito claro. Mantenha as mensagens objetivas, crie o máximo de momentos cativantes e memoráveis e, idealmente, que o tema se transforme num mantra interno da equipa. Este deve ser bem sonante e positivo, deve estar em sintonia com a filosofia da empresa, fácil de recordar, a mensagem deve ser clara, deve dar espaço para a criatividade e por fim, deve estar alinhado com os objetivos da empresa.
Todas os nossos programas de atividade são customizáveis e trabalham valências específicas para chegar a objetivos concretos. Acima de tudo, todos eles são o ponto de partida para a criação em conjunto e adaptado de um programa de atividades específico para a sua empresa.
Em suma, não deixe de realizar a reunião de lançamento de ano, de preferência com impacto!
Reunir a equipa é crucial, criar uma check-list de pontos a abordar, incluir os colaboradores na discussão e por fim, trabalhar o espírito de equipa constantemente, com um arranque especial neste kick-off, mas dando o devido seguimento ao longo do ano.
Os colaboradores são o bem mais essencial e diferenciador de cada organização, não deixe de comunicar e de realizar ações com fim em vista o reconhecimento do seu contributo e a melhoria da relação entre colaboradores.
